Вот и закончилась новогодняя кутерьма, суматоха и череда выходных дней. Впереди новые горизонты, планы и поднакопившиеся рутинные вопросы, требующие от нас активных действий.
И тут наступает тот самый момент, когда дела обрушиваются лавиной, а вы не понимаете, за что взяться в первую очередь. В таких случаях очень результативным бывает планирование краткосрочных дел при помощи матрицы Эйзенхауэра. Ее автор, Дуайт Эйзенхауэр – известный американский государственный и военный деятель, президент США, обладавший великолепными организаторскими способностями.
Весь смысл сводится к правильной сортировке задач на 4 категории:
1. «Важное и срочное» — все, что не терпит отлагательств, «горит» и обязательно к выполнению уже сейчас или «еще вчера».
2. «НЕ важное и срочное» — дела, которые необходимо выполнить в ближайшее время, но только после выполнения всех дел из пункта №1. Иначе, получите много суеты и ощущение отсутствия результатов, так как дела из пункта №1 будут «гореть» еще сильнее.
3. «Важное и НЕ срочное» — все, что необходимо выполнить лично вам, но не обязательно сегодня. Однако, не откладывайте их слишком надолго, иначе они быстро перетекут в категорию №1.
4. «НЕ важное и НЕ срочное» — сюда попадают все задачи, которые «было бы не плохо сделать/узнать/посмотреть…», однако, их можно отложить или делегировать кому-то еще.
Чтобы правильно все спланировать, следуйте алгоритму ниже:
1. Выпишите все дела, которые необходимо сделать.
2. Разделите из на 4 группы.
2. Запишите эти задачи на листке, разделенном на 4 блока.
4. Держите бланк под рукой, чтобы контролировать выполнение дел по порядку.
И в завершение, еще несколько советов, способных облегчить процесс планирования:
• Разбивайте большие дела на составные части. Например, вместо «Решить вопрос с отпуском» пишите «Определить подходящие даты», «Составить список необходимых вещей», «Купить билеты» и т.д..jpg)
• Возле каждой задачи можно прописать время, отведенное на ее выполнение (максимально реально оценивая свои силы), или указать планируемые время и дату ее осуществления.
• Новые задачи, которые появляются в течение дня, вносите в список по тому же принципу, вместо того, чтобы тут же браться за их исполнение.
• Определите дела, которые наиболее часто «съедают» ваше время и не приносят результатов, например, соцсети, чаепитие с коллегой, телефонные разговоры и т.п. Откажитесь от них на время цейтнота или пропишите в матрице как «НЕ важные и НЕ срочные» и, соответственно, выполняйте их последними.
Регулярное ежедневное планирование в сочетание с нашими рекомендациями уже через несколько дней поможет не только разгрузить ваше рабочее время и повысить вашу эффективность, но и придаст уверенности в собственных силах.
Елена Химич, педагог сети семейных центров «Азбука для родителей».
